PENGORGANISASIAN
DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
Pengorganisasian (Organizing) adalah
suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam
kegiatan yang di pandang.
A. Pengorganisasian
pesan melalui outline
Pada
dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide; kemudian Anda
menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara
hati-hati.
1.
Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan
apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang
harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang
menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, audience akan
menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai
sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis
laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya.
Semakin panjang dan kompleks, maka semakin penting tahap pertarna ini. Apabila Anda
menyusun pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan
menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline
akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan
bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun Anda untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan
efektif melalui
perencanaan yang baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara
ide-ide, sehingga audience akan
mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.
Susunan
suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a. Mulailah
dengan Ide Pokok
Ide pokok
akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.
Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda
inginkan terhadap audience untuk
melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus
melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk
membuat outline.
b. Nyatakan
Poin-poin pendukung yang penting
Setelah
menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, maka tahap kedua adalah
menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok
tersebut.
c. Ilustrasi
dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga
dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi dengan mengemukakan
bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat
disajikan, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.
2.
Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah Anda
mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide Anda, Anda siap untuk memutuskan
bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan
penting, yaitu:
a.
Pendekatan Langsung
Pendekatan
langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan
deduktif (deductive approach), di mana ide pokok muncul paling awal, kemudian
diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audience cenderung
positif atau menyenangkan.
b.
Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan
tak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan
induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu,
kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audience cenderung
negatif atau tidak menyenangkan.
Kedua
pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo
dan surat) maupun pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan
presentasi). Untuk memilih di antara kedua alternatif tersebut, Anda harus menganalisis
bagaimana reaksi audience terhadap
maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.
Setelah Anda
menganalisis kemungkinan reaksi para audience dan memilih suatu pendekatan umum,
maka Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai
berikut :
a. Direct
Request
Jenis/tipe
pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada
poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) dapat berbentuk surat
maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin
sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperti
karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat membuat
surat permintaan langsung. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung,
karena langsung pada poin yang dituju.
b.
Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Jika Anda
memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap Anda, para audience kemungkinan
akan menjadi netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan,
atau ucapan selamat dari teman, para audience akan senang mendengarnya. Jadi,
pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan
pendekatan langsung.
c.
Pesan-pesan bad news
Jika Anda
mengumumkan penolakan suatu. lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan
pangkat, maka audience umumnya
akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang
dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika Anda mempunyai berita
yang kurang menyenangkan (bad news), cobalah untuk menempatkannya pada
bagian. pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d.
Pesan-pesan Persuasif
Bila audience benar-benar
sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka
pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan dan pendekatannya
adalah dengan cara tak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan
penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka
pikiran audience Anda dengan
melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada. Kebanyakan
pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana
organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan
laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks untuk menangani semakin
banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua kategori,
yaitu informasional dan analitikal.
B. Pemilihan
kata yang tepat
Pemilihan
kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audience sangat
penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar
suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
- Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan
suatu analisis audience, terutama
untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audience. Pemahaman
yang baik terhadap audience akan
memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
- Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata
yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audience. Tetapi
kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
- Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan
kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini
dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
Dalam
menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling
tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab
“siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu
bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
a) Kalimat
Sederhana
Suatu kalimat
sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup
kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak
langsung.
b) Kalimat
Majemuk
Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau
mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang
tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat
kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagai anak kalimat.
Sumber
Referensi:
Nama: Carmelie Febryanti
Kelas: 4EA17
NPM: 12214283
Tidak ada komentar:
Posting Komentar