Presentasi
Bisnis
Secara definitif presentasi
bisnis adalah penyampaian data, fakta dan informasi mengenai suatu produk oleh
presentator kepada pihak terkait yang hadir dalam suatu forum bisnis. Teknik
presentasi bisnis yang sukses ini harus dikuasai oleh BE, agar BE mampu tampil
ideal pada saat harus melaksanakan presentasi bisnis. Ada beberapa acuan yang
harus dipedomani pada waktu seseorang atau BE harus melakukan presentasi, yaitu
kemampuan mengemukakan materi presentasi, mengemukakan data, fakta dan informasi
serta pengetahuan mengenai hal-hal yang terkait dengan presentasi. Berdasarkan
hasil kajian terhadap berbagai sumber, dalam penyajian materi presentasi
seorang presentator harus bisa mengemukakan:
a. Gagasan-gagasan yang konstruktif
(membangun),
b. Konsep-konsep yang kreatif,
c. Produk-produk yang inovatif,
d. Hasil pencapaian baru,
e. Manfaat yang lebih pragmatis, dan
f. Cara-cara yang lebih efektif dan
efisien.
Kemudian, dalam mengungkapkan
data, fakta dan informasi hendaknya:
a. Sistematis (teratur).
b. Logis-rasional (masuk akal, argumentatif
dan kausalistik).
c. Spontan, berani dan bertanggung
jawab.
1. Persiapan dasar presentasi
bisnis
a. Penguasaan terhadap materi
atau topik yang akan dipresentasikan
Merupakan syarat penting yang perlu dimiliki. Karna
ketika kita tidak menguasai materi maka akan menghambat berjalannya proses
presentasi.
b. Penguasaan berbagai alat bantu
presentasi dengan baik
Disamping penguasaan materi, kita juga perlu
mempergunakan alat bantu presentasi yang ada agar proses presentasi berjalan
dengan optimal.
c. Menganalisis siapa audiens
Seorang pembicara juga perlu mengenal siapa audiens
yang dia hadapi. Pembicara dapat melakukan pendekatan bertanya dengan
menggunakan 5W+1H.
d. Menganalisis berbagai lingkungan
lokasi atau tempat untuk presentasi
Pembicara juga perlu mengenal lebih dekat dengan
lingkungan lokasi atau tempat dimana seseorang akan melakukan presentasi
bisnis.
2. Menganalisa audience
Secara umum analisis audience yang pertama dilakukan
menyangkut latar belakang, meliputi pendidikan, usia, pekerjaan,
pengalaman, hobi, dan lain-lain. Dari latar belakang dapat diketahui apa
kebutuhan dan keinginan audience. Pemahaman kebutuhan dan keinginan audience
selanjutnya akan digunakan untuk menentukan gaya/ pendekatan dan isi
presentasi yang tepat. Setelah latar belakang kemudian dianalisis
ukuran/ jumlah, komposisi, dan reaksi.
a. Jumlah
Ketahui
berapa jumlah audience dalam presentasi apakah hanya terdiri
dari beberapa orang saja, puluhan orang atau bahkan lebih dari seratus.
Presentasi
dengan jumlah audience yang berbeda menuntut penggunaan pendekatan yang
berbeda pula. Pada presentasi dengan audience beberapa orang saja memungkinkan untuk melakukan diskusi, tanya jawab, dan
bersama-sama menyusun kesimpulan.
Namun, presentasi
dengan audience yang semakin banyak, pendekatan seperti di atas sulit
dilakukan. Yang paling mungkin dilakukan adalah pendekatan satu arah, yaitu
pembicara, berbicara atau bercerita kepada
audience.
b. Komposisi
Presentasi
dengan jumlah audience yang relatif banyak, menuntut pembicara memahami
komposisi audience. Misalnya apa saja tingkat pendidikan audience termasuk jumlah masing-masing tingkat. Usia audience berkisar dari berapa sampai berapa, dan bagaimana
penyebarannya. Komposisi audience yang relatif sama disebut dengan audience
homogen. Misalnya presentasi di hadapan siswa SMA akan menghadapi audience yang
relatif homogen. Homogenitas siswa SMA dapat dilihat dari usia yang
relatif sama.
Komposisi
audience yang besar tingkat perbedaannya disebut heterogen. Misalnya, seorang
sales kompor gas presentasi di hadapan ibu-ibu peserta arisan kampung. Meskipun
jenis kelaminnya sama, namun pendidikannya berbeda, usianya sangat beragam,
pekerjaannya sangat beragam, dan penghasilan keluarganya pun sangat beragam.
c. Reaksi
Secara umum
reaksi audience dapat digolongkan menjadi 3, yakni menolak, menerima,
dan tidak bereaksi. Sebelum presentasi dimulai, pembicara harus mempersiapkan
diri menghadapi kemungkinan dari reaksi audience. Meskipun reaksi
audience dapat diperkirakan atau diprediksi sebelumnya, namun
kadang-kadang mereka atau sebagian dari mereka bereaksi tidak seperti yang
diperkirakan.
3.
Mempersiapkan diri dan materi
Di dalam presentasi bisnis, audience pada umumnya sudah siap untuk mendengarkan apa yang akan dipresentasikan.
Seperti halnya laporan tertulis, sebagian besar presentasi bisnis dimaksudkan
untuk memenuhi kebutuhan informasi dari audiencenya.
Meskipun presentasi bisnis bisa mengandung unsur humor, tetapi presentasi
bisnis tidak semata-mata dimaksudkan untuk memberi hiburan. Secara umum, format
presentasi terdiri dari 3 bagian yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian
penutup.
1. Bagian Pembukaan
Bagian pembukaan berisi/bertujuan mendapatkan
perhatian audience, membangun
kepercayaan diri, dan mempersiapkan audience. Oleh karena
itu, bagian pembukaan harus dibuat menarik agar audience tertarik dan siap menerima presentasi.
a. Menarik
perhatian audience
Sebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia
harus dapat menarik perhatian audience terlebih
dahulu. Mendapatkan perhatian audience merupakan
faktor penting dalam kesuksesan presentasi. Oleh karena sebaik apapun persiapan
presentasi yang telah dilakukan, tanpa perhatian dari audience, presentasi tidak ada maknanya. Faktor penarik perhatian audience (umpan) dapat berupa intensitas, gerakan, keakraban,
kebaruan, humor dan ketegangan.
b. Intensitas
Sesuatu yang lain dari hal yang ada di sekitarnya akan
menarik perhatian, contohnya cahaya, suara, bau, dan objek. Cara menarik
perhatian dengan intensitas dapat dilakukan dengan menampilkan objek, baik
melalui OHP maupun viewer, atau menunjukkan objek yang tidak dibawa atau tidak
dimiliki audiens.
c. Gerakan
Objek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada
objek yang diam. Seorang pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan
berdiri akan lebih menarik perhatian audience.
d. Keakraban
Salah satu cara untuk menarik perhatian adalah dengan
mengacu pada keakraban. Jika pembicara dapat mengenali audience, baik dalam hal nama, jabatan, atau prestasi, maka pembicara tersebut
lebih menarik perhatian audience daripada
tidak mengenal sama sekali. Hal yang seringkali ditemui dalam presentasi adalah
menyebut beberapa nama atau jabatan, atau prestasi audience sebelum membahas materi.
e. Kebaruan
Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audience daripada sesuatu yang sudah dikenalnya. Pendapat itu
bertentangan dengan Bovee & Thill yang menyatakan bahwa audience akan lebih tertarik untuk membahas materi yang sudah dipahaminya. Mereka
juga mengatakan bahwa materi yang kurang relevansinya dengan diri audience akan menjadi kurang menarik.
f. Humor
Humor akan menarik perhatian audience karena humor akan menurunkan ketegangan, baik dari audience maupun dari pembicaranya. Namun demikian, humor dalam presentasi bisnis
harus relevan dan dengan cita rasa yang baik. Selain itu, karena humor ini
hanya untuk menarik perhatian audience, maka
jumlahnya relatif kecil.
g. Ketegangan
Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat
menarik perhatian audience. Namun
demikian, situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar audience segera menangkap materi dan memberikan umpan balik, baik dengan pertanyaan
maupun dengan komentar-komentar. Tidak semua
faktor tersebut harus digunakan oleh pembicara secara bersamaan, pembicara
dapat menggunakan satu atau kombinasi diantaranya. Pemilihan faktor penarik
minat itu disesuaikan dengan situasi, audience, dan faktor
pembicara sendiri.
h. Membangun
kredibilitas
Pembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih
diterima audience daripada
berkredibilitas rendah. Penampilan yang rapi akan meningkatkan kredibiltas
pembicara. Pada umumnya, orang yang memiliki kompetensi paling baik dalam
materi yang dipresentasikan akan mendapatkan kredibiltas yang lebih tinggi.
i. Peninjauan
audience
Pada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan
oleh audience, yaitu membiarkan audience memahami apa yang akan dipresentasikan dengan membacakan judul presentasi
atau membacakan tujuan presentasi. Pemahaman judul atau tujuan presentasi akan
membantu audience memahami isi
presentasi secara keseluruhan.
2. Bagian Isi (Body)
Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupakan bagian terpenting dari presentasi, sedangkan bagian pembukaan dan penutup merupakan sarana yang mendukung bagian isi. Pada
bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran, alasan-alasan, dan kesimpulan
dikemukakan. Oleh karena itu, bagian isi harus memiliki struktur yang jelas,
dengan urutan pembahasan yang mudah dipahami dan berusaha mempertahankan perhatian
audience.
a. Penekanan
struktur/format
Di dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan
bagian isi lebih mudah diidentifikasi dengan melihat judul paragraf, jarak
antar paragraf, dan daftar yang ada. Di
dalam sebuah presentasi, format/struktur itu relatif sulit diidentifikasi.
Untuk melihat struktur/format presentasi, audience dapat
menggunakan transisi. Transisi adalah kata-kata atau kalimat-kalimat yang
menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi. Sementara untuk menghubungkan paragraf satu dengan
yang lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran yang lain
dapat digunakan transisi, seperti sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita
sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas pokok pikiran Z, atau berikut
adalah kesimpulan yang dapat diambil.
b. Urut-urutan
bagian isi
Bagian isi harus memiliki urutan yang jelas dan logis untuk mempermudah audience dalam memahami presentasi. Urut-urutan bagian isi akan berhubungan dengan
pola organisasi pokok pikiran. Pola organisasi pokok pikiran dapat dibedakan
menjadi kronologikal, spasial, topical, kausal, pemecahan masalah, klimaks, dan
anti klimaks. Apabila pembicara memilih
pola organisasi pokok pikiran yang lain, maka urutan pembahasannya mengikuti
pola tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana pembicara memilih
satu pola organisasi yang sesuai dengan tujuan, audience dan situasinya. Dengan demikian, baik pembicara maupun audience bisa mencapai tujuan.
c. Mempertahankan
minat audience
Apabila di bagian awal pembicara perlu menarik
perhatian audience, maka pada
bagian isi atau batang tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan perhatian
audience. Perhatian pada bagian isi sangat penting karena di sinilah ide-ide pokok
presentasi disampaikan. Menarik perhatian pada bagian pembukaan dimaksudkan
sebagai pancingan agar audience lebih
dahulu tertarik dengan presentasinya. Sementara
tahap selanjutnya berada pada isi presentasi. Berikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk mempertahankan
perhatian audiens: menghubungkan
topik presentasi dengan kebutuhan audiens; menggunakan bahasa yang jelas; dan
menjelaskan hubungan antara tujuan presentasi dengan ide-ide pokoknya.
d. Menghubungkan
topik presentasi dengan kebutuhan audience
Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok
pikiran presentasi dengan kebutuhan audience, maka dapat
dipastikan bahwa audiens akan memperhatikan pembicara.
Oleh karena audience memiliki
suatu kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan
tersebut dikemukakan, maka mereka memandang mampu memenuhi kebutuhan tersebut.
e. Menggunakan
bahasa yang jelas
Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audience cepat bosan. Demikian juga dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang
hanya dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang
mudah dipahami atau yang familiar. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah
khusus (jargon). Apabila harus menggunakannya, berikan juga makna dari jargon
tersebut.
f. Menjelaskan
hubungan topik dengan ide-ide yang familiar
Dalam presentasi dengan audience yang sudah sedikit memahami, cukup memahami, dan sangat memahami,
pembicara perlu menghubungkan topik dengan ide-ide yang sudah mereka kenal sebelumnya. Hal tersebut bukan
hanya mempermudah audience dalam
memahami, tetapi juga memungkinkan audience untuk
menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di dalam ingatan audience. Dengan demikian, presentasi akan lebih menarik minat audience.
3. Bagian Penutup
Bagian penutup harus terstruktur sehingga audience memahami ide pokok yang disampaikan. Lebih dari itu, pada bagian ini
pembicara harus memperhatiakan 3 hal yaitu (1) meringkas dan mengulang pokok
pikiran; (2) menggaris bawahi tahap
selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan positif.
a. Meringkas
pokok pikiran
Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang
pokok pikiran yang telah
dijelaskan dibagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok pikiran kemudian
membacanya adalah untuk mengingatkan kembali akan isi presentasi sehingga
audience mampu memahami secara jelas isi dan maksud presentasi.
b. Menggaris bawahi tahap selanjutnya
Secara umum, tujuan presentasi bisnia adalah menginginkan
audience untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku,
tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karen itu, pembicara harus menekankan
tindakan yang harus dilakukan audience setelah
presentasi berakhir. Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas. Jika ada,
pertanyaan bisa diajukan secara bergiliran baru kemudian dijawab. Ada
kemungkinan pertanyaan terlupakan atau kurang dipahami betul intinya sehingga
penanya mungkin kurang merasa puas.
4. Periode Tanya Jawab
Periode tanya jawab adalah suatu
sesi yang hampir selalu ada dalam presentasi. Tanya jawab di maksudkan untuk
membantu audience lebih
memahami pesan yang kita sampaikan. Namun sering kali sesi tanya jawab
menyebabkan ketakutan bagi presenter, yaitu ketakutan jika tidak bisa menjawab
pertanyaan dan ketakutan tidak bisa memberikan jawaban yang maksimal. Bagi
presenter yang tidak melakukan persiapan sangatlah wajar apabila mengalami
ketakutan. Jika ada presenter yang menghindar dari sesi tanya jawab maka dia
akan kehilangan peluang menjadi presenter yang lebih baik. Ada beberapa manfaat
yang akan kita peroleh dalam sesi tanya jawab.
Seperti yang disampaikan oleh Rhonda
Abrams dalam bukunya Winning Presentation In A Day tanya jawab memiliki
manfaat yang besar untuk presenter.
a.
Memungkinkan kita menunjukkan keahlian dalam topik yang kita bahas.
b. Menyediakan
kesempatan tambahan untuk berinteraksi dan membangun hubungan dengan audience.
c.
Membantu kita mengukur pemahaman audience.
d. Memberikan
umpan balik yang membantu kita memperkuat presentasi di masa yang akan datang.
Sumber Referensi:
Nama:
Carmelie Febryanti
Kelas:4EA17
NPM:
12214283
