PERENCANAAN
PESAN-PESAN BISNIS
Perencanaan pesan bisnis adalah
proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari
perencanaan tujuan audiens, ide, saluran , pengorganisasian ide, membuat draf,
merangkai kata / kalimat/ paragraph, dan merevisi. Tujuan dalam perencanaan
bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat
diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan
waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi. Untuk membuat perencanaan
bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah
dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen.
Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui
hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan
audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga
bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan
emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens.
Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal
baru.
A.Penentuan Proses Komposisi
Proses
komposisi ( composition process )
penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu
seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses
komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk
menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan
menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif
adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan
komunikasi. Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati
sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus
tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan
kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.
B. Penentuan Tujuan
1. Mengapa tujuan
harus jelas, tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan
yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu
organisasi akan dapat membantu proses membantu pengambilan keputusan yang
mencakup, antara lain:
a. Keputusan untuk
meneruskan pesan
b. Keputusan untuk
menanggapi audiens
c. Keputusan
untuk memusatka isi pesan
d. Keputusan untuk
menetapkan media yang akan digunakan
2. Tujuan
komunikasi bisnis
Secara umum ada 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu:
a. Memberi informasi,
adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain.
b. Melakukan persuasi,
adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar.
c. Melakukan kolaborasi,
adalah melakukan kerja sama antara seseorang dengan orang lain.
3. Cara Menguji
Tujuan
Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah
diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu
tujuan tersebut sudah baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaan
sebagai berikut:
a. Apakah tujuan tersebut
realistik? (Dalam arti bahwa ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat
disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial,
sumber daya, dan teknis operasional)
b. Apakah waktunya tepat?
(Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah
ketepatan waktu)
c. Apakah orang yang
mengirimkan pesan sudah tepat? (Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang
layak untuk menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas
penyampaian suatu pesan)
d. Apakah tujuannya selaras
dengan tujuan organisasi perusahaan? (tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya
mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan)
C. Analisis Audiens
1. Cara
Mengembangkan Profil Audiens
a. Menentukan
ukuran dan komposisi audiens
b. Siapa
audiensnya
c. Reaksi
audiens
d. Tingkat
pemahaman audiens
e. Hubungan
komunikator dengan audiens
2. Cara Memuaskan
Audiens akan Kebutuhan Informasi
a. Temukan atau
cari apa yang diinginkan oleh audiens
b. Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
c. Berikan
semua informasi yang diperlukan
d. Pastikan bahwa
informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide
yang paling menarik bagi audiens
3. Cara Memuaskan
Kebutuhan Motivasional Audiens
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens
untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering
kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk
tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk
mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional.
Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan cara yang
baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan
emosi audiens.
D. Penentuan Ide Pokok
Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda.Topik
adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan
tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut
sehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide
pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok,
hal-hal penting yang harus diperhatikan adalah:
1. Teknik curah pendapat, yaitu
memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan menguji
berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang
ada.
2. Pembatasan cakupan,
yaitu ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang
tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan.
E. Seleksi Saluran dan Media
1. Komunikasi lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah
kemampuan memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila
pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan
audiens dapat dibuat lebih nyaman. Komunikasi lisa mencakup antara lain
percakapan antara 2 orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara
kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, dan presentasi lainnya.
2. Komunikasi tertulis
Salah satu keebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis
mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Pesan tertulis memiliki berbagai macam bentuk, antara lain surat, memo,
proposal, dan laporan.
Sumber Referensi:
Nama: Carmelie Febryanti Karsono
Kelas: 4EA17
NPM: 12214283
Tidak ada komentar:
Posting Komentar